Odpowiedzialność i świadomość osób wytwarzających dokumentację w organizacji ma duży wpływ na jej jakość. Każdy pracownik biurowy powinien znać zasady jej wytwarzania i przechowywania. Dzięki temu organizacja będzie dokumentować swoją działalność w sposób rzetelny i wiarygodny.

Z kolei dokumenty już wytworzone, ale takie, których przepisy prawa i interes organizacji, nie pozwalają się pozbyć, winny znajdować się pod opieką osób posiadających wiedzę z zakresu prowadzenia archiwów zakładowych, czy składnicy akt.

Istotnym elementem tych szkoleń jest także komponent odnoszący się ochrony informacji zgromadzonych w wytwarzanej i przechowywanej dokumentacji.